Como economizar em viagens corporativas: passo a passo com dicas

Quer saber como economizar em viagens corporativas e não sobrecarregar as finanças da sua companhia? Você chegou ao lugar certo!

Nesse artigo, te daremos o passo a passo de como preparar uma viagem que não onere os caixas da empresa, economizando em diversos itens e montando um bom planejamento. Confira!

Como economizar em viagens corporativas: antes e durante a viagem

Saber como planejar viagens corporativas determinará a economia e o controle das despesas da sua companhia.

Por isso, seu planejamento deve começar com antecedência. Sempre que possível, mantenha um controle com a programação das viagens e quais os funcionários serão enviados para compromissos profissionais fora da empresa.

Mantenha sempre parcerias com hotéis, locadoras de veículos e restaurantes, pois isso já vai te ajudar na hora organizar todos os detalhes e também fazer uma previsão de despesas.

Mas se você pensa que, depois que o colaborador embarcar, seus trabalhos acabaram, está enganado.

Durante a viagem, tenha sempre telefones e contatos de urgência, caso o funcionário tenha algum imprevisto e precise entrar em contato com a companhia.

No retorno do colaborador, solicite as notas e comprovantes de pagamento para que os gastos possam ser confirmados, e também para possíveis reembolsos.

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A importância de uma boa gestão de viagens corporativas

Uma boa gestão de viagens corporativas é fundamental para empresas dos mais variados portes.

Isso porque fazer o controle de gastos e elaborar um bom planejamento garante que os custos sejam minimizados em diversos aspectos.

A implementação de uma política que estabelece regras para os viajantes, certamente, vai melhorar as condições que são oferecidas aos colaboradores que viajam a serviço, além de garantir a saúde financeira da companhia.

É preciso também que as necessidades dos profissionais estejam alinhadas com os objetivos da empresa no que diz respeito ao orçamento e às expectativas em termos de resultados.

Somado a isso, o bem-estar, conforto, comodidade e, principalmente, a segurança dos seus colaboradores, também merecem toda a sua atenção e precisam fazer parte da política de viagem.

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Esse é um item que merece a sua atenção, já que as passagens aéreas costumam estar entre os maiores gastos de uma viagem, seja nacional ou internacional.

Por isso, saber como economizar em viagens corporativas é fundamental para você garantir os melhores preços.

Na hora de encontrar as opções mais vantajosas do mercado, o seu lugar é no nosso site, Passagens Promo, que apresenta os menores preços do mercado, promoções e descontos.

Para conseguir as melhores ofertas, uma dica é acompanhar com antecedência os valores para o trecho da sua viagem, para entender se realmente valem a pena.

Sabemos que nem sempre é possível, mas evite reservar voos em dias que caem aos sábados e domingos, pois os preços costumam estar bem mais salgados em comparação aos demais dias.

Cadastre também um e-mail corporativo no nosso site, para que você possa ser sempre notificado quando surgirem ofertas, ou quando os valores do trecho escolhida tiverem alteração.

Dicas para economizar em viagens corporativas

Há muitas formas de economizar em viagens corporativas, desde passagens aéreas, alimentação, hospedagens, transportes e muito mais.

Para saber como montar um orçamento mais enxuto, separamos dicas infalíveis para você.

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Crie uma política de viagem bem estruturada

Se você quer saber como economizar nas viagens corporativas, criar regras bem estruturadas é o primeiro passo. Não dá para planejar viagens a negócios de forma aleatória e desordenada.

Criar um regulamento de viagem corporativa é essencial para que a sua empresa alcance o resultado esperado, não somente em termos financeiros, mas também quando nos referimos à produtividade e resultados por parte dos colaboradores.

Uma política bem estruturada será capaz de melhorar os processos operacionais e administrativos, além de controlar as despesas de uma forma muito mais objetiva e organizada.

Mas não é só isso! São nessas viagens que muitos acordos comerciantes importantes são concretizados e parcerias são firmadas, que impactarão diretamente no faturamento da companhia.

Por isso, é preciso que as necessidades, objetivos e resultados de uma viagem também façam parte do regulamento de viagem institucional.

Nesse documento, é importante que sejam descritas as regras no que diz respeito às compras de passagens aéreas, hospedagens, alimentação e deslocamentos.

Inclua ainda os gastos com transportes, ingressos de eventos ou conferências, custos com vistos, seguro viagem, entre outros.

Elabore também um documento que contenham solicitações, autorizações e aprovações das viagens.

Não se esqueça de incluir normas de reembolso, pagamentos de diárias, fornecimento de relatórios, apresentação de notas fiscais, comprovantes de pagamento e prestação de contas.

Lembre-se: tudo isso fará parte de um regulamento onde os funcionários possam ter acesso.

Esses procedimentos te ajudarão a organizar as viagens, e também a evitar que ocorram dúvidas ou mal-entendidos entre a companhia e seus funcionários.

Tenha um bom seguro viagem

Esse é um item que precisa estar no topo da lista do seu planejamento. Em viagens nacionais e, principalmente internacionais, o seguro viagem é primordial para garantir a segurança do seu colaborador.

Isso porque imprevistos podem acontecer em qualquer lugar, e é o tipo de coisa que não conseguimos controlar.

Já imaginou o funcionário da sua empresa enfrentando uma situação grave, como acidentes ou problemas de saúde, e não ter respaldo de um serviço especializado?

Sem dúvida ele terá muita dor de cabeça — mas a sua empresa também poderá ter problemas ainda maiores, como gastos altos e não previstos e até problemas judiciais em casos de acidentes, por exemplo.

Jamais permita que um colaborador faça uma viagem sem antes ter providenciado a contratação de um seguro viagem.

As seguradoras oferecem coberturas, como assistência médica e odontológica, auxílio em acidentes, urgência e emergência, translado, entre outros.

Além disso, um bom seguro dará ainda suporte em situações mais corriqueiras, como atraso ou cancelamento de voos e extravio de bagagem.

Na hora de encontrar as melhores opções, conte com o nosso site verificador de preços, Seguros Pomo, que apresenta sempre os planos com as coberturas mais ideais para cada tipo de viagem.

Se estiver com dúvidas na hora de escolher as melhores coberturas, saiba que o nosso site mantém uma central de atendimento sempre pronta para te ajudar.

Crie um teto de gastos durante a viagem

Criar um teto de despesas durante a viagem é um dos principais procedimentos que geram economia.

É importante que a sua companhia defina um limite de gastos para todas as despesas durante o período em que os colaboradores estiverem viajando.

Crie valores máximos de despesas com alimentação, se possível por refeição; estabeleça custos para diárias de hotel, despesas com transporte, passagens aéreas e ingressos.

Dessa forma, você terá uma previsão de gastos mensais com viagens a negócios e saberá exatamente qual a situação do seu caixa, e se em determinado período há orçamento ou não para uma viagem.

Oriente sua equipe a economizar na viagem

Mesmo tendo um teto máximo de gastos, uma atitude que faz muita diferença é pedir para que os colaboradores economizem nas viagens.

Por exemplo: mesmo que o valor destinado para alimentação seja X, se o funcionário encontrar estabelecimentos mais em conta, mas que ofereçam a mesma qualidade, o ideal é optar sempre pelos locais com o melhor custo-benefício.

No transporte é a mesma coisa. Se os veículos por aplicativo forem mais baratos do que o táxi, a regra será sempre escolher a opção mais vantajosa.

Essa economia inclui ainda gastos com hospedagens, ingressos e demais itens. E, acredite, essa atitude fará muita diferença na hora de fechar as contas.

Dê preferência à hotéis próximos da empresa ou evento

Ao escolher as acomodações, opte por hotéis que ficam o mais próximo possível da empresa ou do evento. Isso garantirá que você economize no transporte.

Geralmente, em locais onde acontecem grandes eventos, há uma quantidade enorme de hotéis ao redor, justamente para facilitar o deslocamento dos participantes.

Mesmo que o hotel que escolheu fique um pouco mais longe, as despesas com transporte também serão pequenas.

Outra dica é utilizar o Airbnb para alugar apartamentos, flats, casas ou quartos. Esse site oferece muitas opções de locais e preços.

Em uma viagem com vários colaboradores, essa modalidade de hospedagem é uma boa forma de economizar.

Dê preferência por carros por aplicativo

Nos últimos anos, os carros por aplicativo ganharam a preferência das pessoas, e não somente durante viagens corporativas.

Dentro das cidades, os táxis perderam lugar para esses veículos, principalmente em razão dos custos.

De modo geral, corridas por veículos por aplicativo são bem mais baratas do que as corridas controladas por um taxímetro.

Além dos preços, os carros de aplicativos são sempre novos, seguros e confortáveis. Sem contar que, para ganhar ainda mais a preferência de seus clientes, muitos motoristas oferecem mimos durante o trajeto.

Se precisar muito de um carro, cote o aluguel de um

Mas se a utilização de veículos por aplicativo não valer a pena financeiramente, ou se precisar de um carro exclusivo, a melhor alternativa, sem dúvida, é alugar um veículo.

Hoje em dia, existem empresas que alugam carros com ótimos preços, conforto e segurança nas mais diversas cidades do Brasil e do mundo. Mas pesquise com bastante antecedência, e avalie qual é a opção mais vantajosa e barata.

Evite excesso de bagagens

Em uma viagem de avião, sabemos que um peso de bagagem maior do que o permitido gera cobrança de taxas extras por parte das companhias aéreas.

Por isso, oriente sempre os colaboradores a evitar levar itens desnecessários na mala, para não caracterizar excesso de bagagem.

Se puder, elabore um manual do que levar para uma viagem de trabalho. Assim, os funcionários conseguem entender qual os itens mais usados, e a quantidade estimada de peças que serão necessárias.

Opte sempre por refeições mais saudáveis

Garantir refeições mais saudáveis para os seus funcionários é importantíssimo dentro e fora dos ambientes corporativos. E isso se aplica também às viagens de trabalho.

De uma forma geral, os alimentos mais saudáveis podem representar um melhor custo-benefício para a empresa a médio e longo prazo.

Mas se você está se perguntando o que isso tem a ver com a economia, a resposta é a seguinte: refeições mais saudáveis dificilmente proporcionarão mal-estar ou indisposição ao seu colaborador durante a viagem.

Fazer boas refeições garantirá também que o colaborador tenha mais disposição e seja mais produtivo nas atividades de trabalho.

Sem contar que, ao ter algum problema de saúde, a empresa será responsável por arcar com os gastos de medicamentos ou internações hospitalares durante uma viagem de negócios.

Não abuse dos serviços de quarto do hotel

Crie uma filosofia de economia no ambiente corporativo, principalmente, para os colaboradores que viajam a trabalho.

Não é porque ele não terá que arcar com as despesas da viagem, que os gastos devem ocorrer de forma indiscriminada.

Converse com os funcionários viajantes e peça que os gastos com os serviços de hotéis sejam feitos em caso de necessidade, não abusando da compra de itens que não são essenciais.

Crie um roteiro de deslocamento

Na hora de montar a programação de viagem, crie um roteiro de deslocamento com as rotas mais curtas e econômicas durante os trajetos do aeroporto para a empresa ou evento, e desses locais para o hotel.

Essa também é uma das formas de economizar. Escolha também o meio de transporte mais recomendado e barato durante a viagem.

Cotação de passagens aéreas baratas para CNPJ

Agora que você já sabe como economizar nas viagens corporativas, lembre-se que o quanto antes começar a fazer as suas cotações, mais chances você tem de encontrar passagens com o menor preços.

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