Despesas com viagens de funcionários: todo o controle em suas mãos

Seja em grandes ou pequenas empresas, as despesas com viagens de funcionários, geralmente, representam gastos significativos nos orçamentos.

Para que os custos não saiam do controle, é preciso ter organização e processos muito bem desenhados para garantir a boa gestão financeira da sua companhia.

Se você quer garantir as melhores negociações em viagens corporativas, confira as nossas dicas de como fazer uma gestão de viagens eficiente e conseguir bons resultados para a sua empresa.

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Despesas com viagens de funcionários: tudo que você precisa saber

A falta de um controle de gastos de viagens pode acarretar em sérios prejuízos financeiros para as corporações.

Independentemente do tamanho da sua empresa, se você quer garantir economia e os melhores custos, a primeira atitude é implementar políticas de gestão de viagens, que inclui as mais diferentes regras.

Se possível, crie um documento com normas, como teto máximo de gastos, previsão de despesas e fornecedores parceiros (o que inclui hotéis, comparadores de preços de passagens aéreas e seguro viagem).

Não esqueça de orientar sempre a sua equipe sobre as melhores práticas e condutas durante a viagem a trabalho.

Em casos de viagens internacionais, pesquise sempre quais são os costumes e regras do destino em questão para que os colaboradores possam ter as melhores experiências e, claro, não tenham problemas durante a viagem.

Cuide também da segurança e conforto dos seus colaboradores. Não se esqueça que a legislação trabalhista prevê regras em situações que envolvam viagens corporativas.

Lei sobre gastos em viagens corporativas

Antes de entender como controlar a carteira de despesa de viagens de funcionário, saiba que a Consolidação das Leis do Trabalho estipula normas para a condução desses processos dentro das empresas.

A legislação prevê que as despesas com viagens a trabalho façam parte dos custos arcados pela companhia, como passagens aéreas, alimentação, hospedagem, transporte e translado, entre outros.

Somado a isso, o artigo 75-D da CLT estabelece que tanto o deslocamento quanto os compromissos em viagens corporativas respeitem os horários correspondentes ao cargo do colaborador.

Em caso de reuniões, treinamentos ou eventos que ultrapassem o horário previsto na carteira de trabalho, o empregador precisa fazer o pagamento de horas extras, seja em dias de folga ou em dinheiro.

Vale ressaltar que a legislação entende o deslocamento também como horário de trabalho.

Pela legislação, o reembolso de despesas para funcionários deve ser feito quando o colaborador viaja pela empresa, mas não determina regras claras.

Com a reforma trabalhista, aprovada há cerca de dois anos, as negociações de reembolso com os funcionários têm mais flexibilidade, permitindo que a empresa possa optar por adiantamento ou reembolso posterior.

A verdade é que a reforma trabalhista trouxe benefícios para as empresas, mas há quem diga que ela não foi tão boa assim para os funcionários.

Isso porque, anteriormente, quando o funcionário tinha que se ausentar por mais tempo do ambiente corporativo, ele recebia um valor maior, que era incidido no seu salário.

Com a mudança na lei, o funcionário não recebe mais essa proporcionalidade, o que acaba impactando diretamente no seu salário, já que ele recebe menos para fazer a mesma atividade.

Como ter um controle das despesas com viagens de funcionários?

Para manter um controle rigoroso e adequado das despesas, você precisará implantar uma boa gestão de viagens, estabelecendo regras, previsões de teto de gastos, além de uma cartinha com boas práticas aos funcionários.

Deixe tudo estipulado na política de viagem

Se a empresa onde trabalha ainda não tem uma política de viagem bem definida, você precisa correr atrás para estruturar esses processos em um documento detalhado.

Defina uma categoria financeira para despesas com viagens de funcionários, estabeleça diretrizes de gastos, regras de reembolso, condutas adequadas por parte dos trabalhadores e todas as questões que englobam viagens corporativas.

Faça uma previsão das despesas

Sempre que surgir uma necessidade de viagem, é importante que você tenha uma previsão de despesas, seja para destinos nacionais ou internacionais.

Por isso, é essencial que elabore uma lista de fornecedores e parceiros para que você tenha uma base de custos com hospedagem, alimentação, transporte, passagem aérea e seguro.

Crie um “teto de gastos”

Essa é uma das principais atitudes se quer ter um controle efetivo das despesas de viagens de funcionários. Os gastos durante as viagens corporativas não podem ocorrer de forma indiscriminada.

Por isso, estabeleça os valores máximos para gastos com hospedagens, transporte, alimentação e também passagens aéreas.

Ter um teto de gastos fará com que você faça uma previsão de despesas com viagens ao longo do ano, evitando estourar o orçamento.

Oriente seu time antes da viagem

Os funcionários que viajam pela empresa precisam conhecer tudo sobre as políticas de viagens corporativas.

Por isso, elabore um documento com todas as informações e que seja de fácil acesso, seja na intranet ou um arquivo impresso.

Além disso, não deixe de reforçar sempre para o seu time quais são as regras e normas das viagens a trabalho.

Isso fará com que você tenha uma colaboração maior por parte da sua equipe, tornando o gerenciamento da planilha para controle de despesas de viagem muito mais efetiva e fácil.

Principais despesas com viagens de funcionários

Para viabilizar uma viagem corporativa, existe uma série de despesas que as companhias precisam arcar.

Você jamais pode esquecer de incluí-las no seu checklist, já que elas também estão previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas.

Passagens aéreas

As passagens aéreas, de forma geral, estão entre os gastos mais expressivos em uma viagem de trabalho — sobretudo, se ela for internacional.

Uma boa gestão de viagens inclui também economia e otimização de custos. Por isso, ao fazer as cotações de passagens aéreas, busque sempre programas de fidelidade, ofertas e promoções, a fim de diminuir os custos com as viagens corporativas.

Além disso, se você quer economizar, não esqueça que outros fatores podem influenciar nos valores das passagens aéreas, como rota escolhida, escalas, voo direto, dia e horários de voos.

Na hora de fazer as cotações de passagens, evite reservar voos aos finais de semana, pois os valores costumam estar mais caros. Prefira comprar passagens durante a semana, já que os preços geralmente estão mais acessíveis.

Se quer desconto nas despesas com viagens de funcionários, uma dica é concentrar as cotações em sites comparadores de preços, que oferecem os melhores custos-benefícios de passagens aéreas.

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Transporte

Os funcionários que viajam para representar a empresa precisam de transportes para se deslocarem entre o hotel até o escritório, evento ou qualquer outro tipo de compromisso.

Hoje em dia, há muitas opções de transportes, como ônibus, trem, metrô, táxis e serviços de aplicativos de carro, como o Uber e o 99 Táxi.

Essas duas últimas opções garantem os preços mais favoráveis se comparado com os táxis, por exemplo.

É possível também alugar um carro, se esta for a opção mais vantajosa em termos de custos, conforto e agilidade.

Hospedagem

Na hora de fazer o controle de despesas com viagens de funcionários, a contabilidade precisa ser bem feita e, se possível, os custos devem ser os mais enxutos possíveis.

Ao fazer as reservas de hotéis, pesquise com bastante antecedência para que consiga garantir os preços mais interessantes.

É importante que você faça parcerias com empresas hoteleiras, que normalmente, possuem planos corporativos com descontos.

Seguro viagem

Esse é um item que, muitas vezes, pode passar despercebido pelas empresas. Em viagens nacionais, e principalmente internacionais, é imprescindível que o colaborar possa contar com um seguro.

Isso porque imprevistos não tem hora e nem lugar para acontecer, principalmente durante uma viagem.

Já pensou se o funcionário da sua empresa sofrer um acidente do outro lado do mundo, ou ter problemas de saúde sem nenhum tipo de auxílio especializado?

Com certeza você teria muita dor de cabeça para resolver a situação, custos extras que não estavam previstos no seu orçamento e até processos trabalhistas.

Além de definir políticas de reembolso de despesas para funcionários e de outras questões, não esqueça que a segurança dos colaboradores deve ser prioridade.

Um bom seguro garante coberturas como assistência médica e odontológica, auxílio em casos de atraso ou cancelamento de voo, extravio de bagagem, acidente, translado e muito mais.

Sem contar que muitos países exigem que os estrangeiros façam a contratação de um seguro viagem, como destinos europeus, por exemplo.

Na hora de encontrar os melhores planos e os menores preços do mercado, conte com o nosso site, Seguros Promo, que reúne as melhores coberturas das principais seguradoras do mundo.

Alimentação

Os custos com alimentação também representam uma fatia significativa nos orçamentos de viagens, já que o colaborador costuma fazer, no mínimo, três refeições por dia.

Na maioria dos casos, o café da manhã já está incluso nas despesas de hotel, mas não é uma regra.

Sendo assim, você precisará entender quais são os restaurantes mais próximos mais indicados e com os melhores preços para sugerir aos funcionários.

Na categoria financeira para despesas com viagens de funcionários, tenha sempre parceiros que possam fazem um preço diferenciado para a sua companhia.

Não esqueça de estabelecer também um valor máximo que os colaboradores podem gastar com alimentação por dia.

Entrada dos eventos

Dependendo do evento que o colaborador participará, os custos podem ser bem expressivos.

Fique sempre atento, pois empresas que promovem esses eventos costumam dar descontos em compras com antecedência, fazer sorteios e condições mais vantajosas dependendo da quantidade de ingressos.

Dicas para otimizar as despesas com viagens de funcionários

Quer otimizar o controle das despesas com viagens corporativas? Então, confira algumas dicas de como tornar a sua gestão muito mais eficiente e equilibrada.

Faça uma planilha compartilhada para inserir as despesas

Na sua gestão de despesas com viagens de funcionários, o modelo de planilha existe na internet para te auxiliar a fazer os controles de forma adequada e minuciosa.

Nesse documento, inclua todas as informações pertinentes à viagens como datas, horários, reserva de voos, hotel, custos com transporte, alimentação e seguro viagem, entre outros.

Solicite os recibos e comprovantes

Além de ter uma planilha completa, você precisará solicitar aos funcionários que façam a entrega dos recibos e comprovantes de despesas durante a viagem.

Esse procedimento é necessário para que você possa confirmar todos os gastos e também para fornecer o reembolso de possíveis custos que o colaborador assumiu nesse período.

Inclusive, a entrega desses comprovantes precisa constar na política de gestão. Caso não ocorra a apresentação desses recibos, a empresa pode não reembolsar o funcionário de despesas com viagens.

Tenha sempre um contato próximo ao time de viajantes

Além de ter todos esses cuidados e processos, para garantir uma gestão de viagem eficiente, tente manter um contato próximo e amistoso com o seu time de viajantes sempre que puder, principalmente durante as viagens.

Você precisa oferecer todo o apoio que eles precisarem, especialmente se algum tipo de imprevisto acontecer.

Mesmo fora do expediente, é importante que você mantenha um número de telefone, para que os colaboradores possam te procurar em caso de necessidade.

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