O que é gestão de viagens corporativas e tudo o que você precisa saber

Saber o que é gestão de viagens corporativas é o primeiro passo para controlar custos e otimizar os resultados da sua empresa.

Dentro das corporações, as viagens a negócios, muitas vezes, fazem parte de estratégias de crescimento da companhia.

Por isso, o gerenciamento é algo imprescindível e que deve ser feito de forma adequada e eficiente.

O que é gestão de viagens corporativas: definição

De forma resumida, a gestão de viagens corporativas refere-se a implantação de uma política interna que tem como objetivo a coordenação de processos e a implementação de regras e normas durante as viagens a trabalho.

A ideia é que nessa política sejam definidos ainda os deveres e direitos por parte das companhias, e também dos funcionários viajantes.

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Qual a importância da gestão de viagens corporativas?

Além de saber o que é gestão de viagens, entender a sua importância e como implementá-las é ainda mais essencial.

Com uma política de viagens eficiente, as empresas conseguem executar o planejamento com base em normas internas e fazer a coordenação e o controle de custos, além de acompanhar o cronograma de viagens.

Uma boa gestão fará com que os custos sejam minimizados, garantindo a boa saúde financeira da companhia e também o alinhamento das necessidades dos funcionários e as expectativas da empresa em termos de resultados.

O que é um gestor de viagens corporativas?

Um gestor de viagens a trabalho é aquele profissional responsável por organizar, promover e acompanhar o deslocamento dos funcionários viajantes.

Ele deverá fazer o planejamento das atividades e o controle de custos juntamente com o setor financeiro e o de recursos humanos, conciliando as necessidades e os objetivos da empresa.

Por isso, na hora de fazer a contratação esse profissional, é importante que as companhias entendam o que é gestão de viagens corporativas e qual a sua real necessidade naquele momento.

Vale a pena contratar um gestor de viagens corporativas para minha empresa?

A resposta é sim. Um gestor de viagens implantará, em colaboração com outros setores, as políticas de viagens, definindo custos, parcerias e modelos de relatórios, entre outros.

Ele será responsável por entender a necessidade e autorizar os gastos, alinhar a agenda do colaborador, o orçamento disponível, os locais de hospedagem, os meios de transporte adequados, os valores destinados, a refeições e muito mais.

Somado a isso, o gestor de viagens fará os relatórios financeiros, entendo os custos de cada item durante a viagem, evitando, inclusive, que setores como Recursos Humanos e Financeiro fiquem sobrecarregados com mais essa atividade.

O objetivo do gestor é sempre garantir os melhores resultados em termos de custos e resultados das viagens.

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O que é preciso para uma boa gestão de viagem corporativa

Para implantar uma boa política de viagens, é imprescindível que você tenha todos os contatos dos funcionários, que elabore procedimentos de segurança, defina tetos de despesas diárias e normas de reembolso.

Muito mais do que entender o que é gestão de viagens corporativas, você precisa garantir que as viagens da sua companhia aconteçam de forma tranquila e dentro dos prazos e custos pré-estabelecidos.

Mas há muitas outras regras, normas e atitudes que farão da sua gestão ainda mais eficiente. Confira!

Defina uma política de viagem clara

Se você quer ter uma gestão de viagem adequada, a primeira coisa é implementar uma política clara, incorporando todas as questões relevantes, como critérios de segurança do colaborador e expectativas da companhia.

Defina ainda os valores que podem ser usados, as normas para reembolso e as responsabilidades dos colaboradores durante as viagens.

Se possível, promova a qualificação das equipes que estão à frente da coordenação das viagens e defina os profissionais responsáveis por cada ponto.

Lembrando que, para garantir uma boa gestão de viagens corporativas, curso não pode ser deixado de lado.

Estabelecer padrões garantirá os resultados esperados, a segurança dos funcionários e evitará também desperdícios durante as viagens.

Utilize ferramentas de gestão de viagens corporativas

Depois de definir a política de viagens, uma boa alternativa para auxiliar na gestão é contar com ferramentas que realizam automações para o controle produtivo dos gastos, manutenção dos contatos, controle de fluxos e muito mais.

Inclusive, hoje em dia, há aplicativos móveis avançados onde os profissionais inserem todas as informações relevantes durante a viagem, permitindo que os gastos sejam acompanhados em tempo real.

Esses aplicativos fornecem relatórios gerenciais, facilitam o cadastro dos colaboradores, empresas de transporte, fornecedores e hotéis, além de melhorar a comunicação das pessoas que estão envolvidas nesse setor.

Se além de saber o que é gestão de viagem corporativa, você precisa fazer com que os processos sejam facilitados, essa é uma boa alternativa, já que os softwares evitam que as empresas percam informações e gastem muito tempo gerando relatório.

Nesses aplicativos você pode concentrar todo o seu planejamento, facilitando a coordenação dos custos e garantindo a qualidade das viagens e os melhores resultados.

Automatize os processos que forem possíveis

Como já falamos, a tecnologia pode ser aliada para a gestão de viagens a trabalho. Nesse sentido, automatizar os processos que forem possíveis é uma ótima opção.

Hoje em dia, você não precisa mais fazer projeções ou cálculos de forma manual, pois há muitas ferramentas que automatizam todos esses processos com softwares especializados e planilhas integradas aos aplicativos.

Desenvolva fluxos com custos previstos, faça reservas automáticas em serviços de transporte e hospedagem. Dessa forma, você consegue economizar tempo e minimizar os possíveis erros em relatórios e planilhas.

Faça uma pesquisa detalhada dos destinos

Na hora de entender o que é gestão de viagens e colocá-la em prática, uma das técnicas que não pode ficar de fora dos seus processos são as pesquisas detalhadas das cidades para fazer negócios.

As viagens são feitas para os mais diversos lugares e com os mais diferentes objetivos. Por isso, nem sempre uma regra para um local se aplica para o outro, já que cada destino tem especificidades diferentes.

Dessa forma, para evitar gastos excessivos e desnecessários, garantindo o máximo de aproveitamento dos seus colaboradores durante as viagens, faça uma pesquisa logística da cidade de destino.

Entenda como será feito o deslocamento entre o aeroporto e o local de hospedagem, e da acomodação até a empresa ou evento no qual o seu colaborador precisa comparecer.

Inclusive, os funcionários viajantes e os envolvidos na gestão também precisam saber o que é gestão de viagem corporativa e os detalhes do destino, para que possam entender como proceder.

Oriente adequadamente seu time

Uma coisa é certa: não adianta ter as melhores políticas de gestão de viagens com procedimentos detalhados, se esse conteúdo não for amplamente divulgado para os colabores que fazem parte de todo o processo.

Isso inclui as equipes administrativas e também os colaboradores que fazem as viagens.

Elabore um material de orientação que seja claro e que explique as principais regras, as condutas mais adequadas e as responsabilidades por parte da empresa e também dos funcionários.

Mantenha um excelente controle econômico das viagens

Além da sua equipe ter conhecimento sobre o que é gestão de viagens, um dos pontos principais da política é manter um excelente controle dos gastos, já que a parte econômica é o que faz as coisas acontecerem ou não.

Com base nas regras de gastos, o colaborador precisa entender e controlar todas as transações durante as viagens a trabalho, que envolve alimentação, hospedagem, transportes e outros produtos ou serviços que estão relacionados com as viagens.

Lembrando que a regra será de sempre economizar e optar pelas alternativas com os melhores custos-benefícios.

Não se esqueça que, mesmo que seja feito um planejamento de custos, há sempre imprevistos que podem comprometer o que havia sido programado.

Por isso, tenha sempre um caixa extra para cobrir esses gastos, que não estavam previstos.

Veja o que e como seus concorrentes estão fazendo viagens corporativas

Em uma gestão de viagens corporativas, o que é política de deslocamento e como implementá-la na sua companhia está além de questões internas.

Para promover um gerenciamento eficiente, entenda o que e como seus concorrentes estão fazendo.

Faça um benchmarking também com empresas dos mais diversos segmentos, não somente com companhias que atuam na mesma área que a sua.

Isso fará com que você aprenda e tire ótimas ideias e lições para melhorar a administração da sua própria empresa.

Com essas pesquisas, é possível fazer adaptações e aplicar algumas estratégias, respeitando o perfil profissional da sua empresa.

Gere relatórios bem detalhados e dê os feedbacks necessários

Depois de entender o que é gestão de viagens e como aplicá-la na realidade da sua empresa, lembre-se que os relatórios são tão importantes quanto a implantação dos demais procedimentos.

Gerar relatórios bem detalhados e dar os feedbacks necessários é a parte final do gerenciamento, e talvez uma das mais importantes.

Independentemente da forma que essa etapa aconteça, seja por meio de ferramentas de gestão, aplicativos, planilhas ou softwares, é essencial que os custos que envolvem uma determinada viagem sejam organizados e analisados.

Não esqueça de se embasar na cartilha que explica o que é gestão de viagem corporativa e executar esse procedimento da forma mais clara e adequada.

Lembre-se também que as informações precisam ser concisas para que os relatórios sejam assertivos, e que possam ser apresentadas sem dúvidas ou discordâncias.

Manter tudo documentado ajudará a minimizar os problemas, garantindo que as políticas sejam seguidas e os resultados sejam sempre positivos.

Esse relatório deve fazer parte de todo o levantamento estratégico da empresa, para que as viagens possam ser avaliadas no sentido de alcançar os melhores resultados em termos também de logística.

Dica extra: procure otimizar sempre seus processos de viagens corporativas

Depois de elaborar uma política de viagem, não pense que os trabalhos acabaram. Para garantir sempre os custos mais baixos e os melhores resultados, os processos devem ser sempre otimizados.

De nada adianta montar um documento completo e detalhado com todas as regras, condutas e normas, se ele não for constantemente atualizado.

Muito mais do que saber o que é gestão de viagens, sabemos que implementações, alterações e melhorias devem ocorrer em qualquer setor.

Sua equipe deve estar sempre aberta para otimizar esse setor, e os funcionários precisam sempre trazer feedbacks e sugestões para que os processos possam ser melhorados.

Esteja antenado ao surgimento de novas tecnologias e recursos, e fique sempre atento aos melhores fornecedores e parceiros.

Lembre-se que a diminuição dos custos é o seu objetivo, mas garantindo segurança, conforto, comodidade e também os melhores resultados para a sua companhia.

Cotação de passagens aéreas para viagens corporativas

Para o sucesso da sua empresa, entenda o que é gestão de viagens corporativas e busque aplicá-la sempre da forma mais adequada, respeitando o perfil de gerenciamento da sua empresa.

Um dos itens primordiais são as passagens aéreas. Ao contrário do que muitas pessoas pensam, esse é um item que é possível economizar independentemente do destino de viagem.

No seu planejamento, faça cotações em plataformas comparadoras, como o Passagens Promo, que traz sempre as opções com os melhores custos-benefícios das principais companhias aéreas do Brasil e do mundo.

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Evite programar viagens aos finais de semana, pois os preços são sempre mais altos.

Sempre que possível, faça as pesquisas durante as madrugadas, pois as companhias aéreas costumam disponibilizar as opções mais vantajosas.

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