O que é viagem corporativa e por que é tão importante?

Você sabe o que é viagem corporativa? Qual a sua importância,como fazer a gestão e o controle dos gastos?

Confira nesse artigo tudo que você precisa saber para fazer o gerenciamento das viagens dos colaboradores de forma correta. Vamos lá?

O que é viagem corporativa: definição

Para você entender, esse tipo de viagem é realizada pelos empregados de uma companhia em nome da empresa.

De forma geral, elas acontecem porque as organizações precisam ir até os seus potenciais clientes, participar de reuniões, eventos, congressos ou cursos.

Para isso, essa função é destinada para um determinado funcionário, que possui os conhecimentos necessários para a realização das atividades.

Lembrando que essas viagens corporativas podem acontecer também em grupos para diversas finalidades, como participações em congressos ou feiras, por exemplo.

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O que é gestão de viagens corporativas?

Para as empresas que têm essa necessidade de deslocamento, nada melhor do que manter uma gestão eficiente de viagens.

Gerenciar significa controlar atividades e gastos dos funcionários que viajam como representantes da companhia.

O ideal é que seja implantado um programa de monitoramento de despesas dos colaboradores de forma adequada, programação de atividades e os objetivos das viagem.

O objetivo é alinhar as intenções da empresa com as necessidades do funcionário durante o deslocamento e estada, a fim de garantir uma boa gestão.

Cotação de passagens aéreas para viagens corporativas

Na hora de fazer a gestão de viagens corporativas, uma das atitudes mais importantes é iniciar as cotações de passagens aéreas com bastante antecedência para garantir os melhores preços.

É bom que tenha em mente que, quanto mais você demora para comprar as passagens, mais chances terá de encontrar valores bem salgados.

Se possível, evite fazer reservas em voos que acontecem aos finais de semana, pois os preços também costumam estar mais altos.

Outra dica é fazer as suas cotações em plataformas de buscas, como o nosso site, Passagens Promo, que oferece as opções com os melhores custos-benefícios, além de muitas promoções e descontos das principais companhias aéreas.

Cadastre também o seu e-mail no nosso site, para ser avisado sempre que os valores do trecho escolhido tiveram alteração.

Qual a importância de viagens corporativas para a sua empresa?

Além de saber o que é viagem corporativa, é importante que você entenda qual a importância dela para os negócios da sua empresa.

Aumenta a possibilidade de fechar negócios

Fazer viagens institucionais aumenta a possibilidade de fechamentos de novos negócios.

Isso acontece porque muitas dessas viagens estão relacionadas à realização de feiras e congressos, onde o colaborador tem a oportunidade de se encontrar com potenciais clientes.

Nesses encontros acontecem o que chamamos de networking, quando o funcionário pode apresentar os produtos ou serviços da companhia, a fim de fazer negócios naquele momento ou no futuro.

Captação de novos potenciais clientes

Em viagens de caráter profissional, a captação de novos potenciais clientes também está entre os principais objetivos.

Muitos profissionais da área de vendas, por exemplo, fazem viagens corporativas para os mais variados destinos do Brasil e do mundo, tendo como o principal objetivo a conquista de novos clientes.

Melhorar o relacionamento com clientes importantes

Conquistar clientes é preciso, mas mantê-los em sua companhia é ainda mais importante. Por isso que viajar para visitá-los é uma prática muito utilizada pelas empresas, no sentido de manter um relacionamento mais próximo.

A ideia é justamente fazer com que eles se sintam fundamentais para a sua corporação. Mas não é só isso!

É importante fazer viagens corporativas para estar por dentro das necessidades dos seus clientes, buscando fornecer novos produtos e serviços ou contribuir com a solução de algum problema.

Amplia o conhecimento por meio de eventos

Hoje em dia, os eventos são canais de extrema importância para a ampliação de conhecimentos, atualizações e também para estar por dentro das novidades.

Por isso, investir em viagens para eventos, congressos, palestras e capacitações é fundamental para empresas dos mais diferentes portes e segmentos.

Propagação da cultura da empresa

Independentemente do tipo da sua empresa, fazer a propagação da cultura da companhia é muito importante para a efetivação de novos negócios, além, claro, de buscar autoridade no segmento.

Nesse sentido, ter uma política de viagens corporativas é essencial para que a empresa seja conhecida em âmbito estadual, nacional e até internacional, e o colaborador possa fazer reuniões, participar de eventos, feiras e congressos levando o nome da companhia.

Motivação dos colaboradores

Mesmo que seja cansativo, fazer uma viagem a trabalho tem muitas vantagens ao colaborador, e também é uma forma de motivá-los.

Isso porque, sair do ambiente corporativo, conhecer novos lugares e pessoas, além de ter acesso a novos conhecimentos é saudável.

Dessa forma, o colaborador fica mais disposto para as atividades do dia a dia, contribuindo inclusive para o aumento da produtividade.

Extra: 5 tendências para viagens corporativas

O mercado é muito dinâmico hoje em dia, e novidades surgem a todo momento. Soluções para viagens corporativas também são discutidas no sentido de otimizar os processos e garantir economia e eficiência.

Flexibilização na viagem a trabalho

Nos últimos anos, a busca pela qualidade de vida nunca foi tão discutida, principalmente em ambientes corporativos.

Em viagens de trabalho, por exemplo, a flexibilização de horários entra em cena como algo fundamental.

Isso ocorre porque a saúde física e mental está associada diretamente com a entrega de bons resultados e a produtividade. Por isso, durante uma viagem, ter momentos de lazer e descanso é tão importante.

As startups são as pioneiras quando falamos em flexibilidade de horários, tanto nas rotinas de trabalho diárias quanto em turismo corporativo no Brasil e no mundo.

A união de negócios e lazer chegou para ficar, e tem sido incorporada em companhias de todos os setores.

Para garantir a motivação dos seus colaboradores, nada melhor do que ele poder aproveitar momentos de lazer após a realização das atividades profissionais.

ROI (retorno sobre investimento) como indicador de resultados

Já ouviu falar em ROI? Se ainda não conhece esse termo, é bom começar a ficar de olho nesses indicadores.

A sigla ROI nada mais é do que a abreviação de retorno sobre investimento, que é muito usado pelos profissionais da área do marketing digital para a mensuração de investimentos feitos pelas companhias em determinados projetos.

O objetivo do acompanhamento dos valores investidos e do retorno financeiro obtido com eles é minimizar riscos em aplicações de dinheiro e esforços em ações que não geram retorno satisfatório para as corporações.

Na hora de implementar uma política de viagem corporativa, não esqueça de incluir esse método de trabalho. Mas, como utilizar essa estratégia?

Entenda que uma viagem profissional precisa ser encarada também como um investimento, e não somente uma despesa.

Ou seja, mesmo que a longo prazo, os valores investidos nessas viagens devem, pelo menos, não gerar prejuízo para a companhia.

Mesmo que o caráter da viagem não seja para fechar negócios, mas para um treinamento, ela precisa gerar produtividade e conhecimento para a implementação de produtos, serviços ou novas rotinas. Resumindo, ela precisa trazer benefícios para a empresa.

Controle em tempo real de dados

No passado, muitas empresas não tinham controle efetivo de viagens de negócios, fazendo com que a única fonte de informações fosse fornecida por planilhas, que demandam muita energia para serem compiladas, perdendo-se muito tempo.

A Indústria 4.0, além de mudar os processos das empresas, trouxe também soluções para viagens corporativas.

Esse novo jeito de conduzir as atividades dentro das corporações, com base na tecnologia, tem com finalidade a implantação de ferramentas que fazem o controle de gastos de maneira muito simples e dinâmica.

No mercado, você encontra ferramentas chamadas de self-booking, que permitem a configuração de gerenciamento de viagens em tempo real, dando a autonomia para que os próprios colaboradores façam as reservas e demais procedimentos pertinentes às viagens.

Economia nas passagens e pacotes promocionais

Essa também é uma das principais tendências quando o assunto é viagens de negócios.

Em 2019, o Governo Federal sancionou uma lei que possibilita que companhias aéreas com capital 100% estrangeiros também entrem no mercado brasileiro.

Essa atitude torna viagens de avião baratas, o que impacta diretamente nos custos das companhias que compram passagens aéreas com frequência, já que empresas aéreas low costs podem atuar em território brasileiro.

Com o aumento da concorrência interna, os valores das passagens acabam sofrendo redução, beneficiando os viajantes.

Muitas dessas empresas aéreas têm características diferenciadas de operação, que deixam as tarifas mais acessíveis.

Por exemplo: a cobrança pela reserva de assentos acaba sendo mais barata, assim como os serviços adicionais como refeições a bordo, que são cobrados à parte, e o despacho de bagagem.

Sem contar que, nas companhias low costs, as operações de embarque e desembarque também são mais ágeis e menos burocráticas em relação às empresas de aviação brasileiras.

Inclusive, já foi autorizado pela ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil) a operação dessas companhias estrangeiras no mercado do Brasil. Muitas já estão funcionando, como a Sky Airline (Chile), Flybondi (Argentina), Jet Smart (Chile) e a Norwegian (Noruega).

Por isso, investir em passagem baratas de avião para viagens nacionais e internacionais ficou muito mais viável.

Viagens corporativas sustentáveis e responsáveis

Sustentabilidade e responsabilidade social são ações que estão cada vez mais incorporadas no nosso dia a dia, principalmente nas empresas.

A nova geração, chamada de millennials, está cada vez mais preocupada com esses assuntos — inclusive dentro das rotinas profissionais, incluindo as viagens a trabalho.

Segundo um estudo feito pelo Boston Consulting Group, cerca de 50% dos gastos em viagens de negócios em 2020 serão feitos por essa nova geração.

Na hora de encontrar as melhores passagens aéreas, a sustentabilidade também está no foco em diversos aspectos, como na prestação de contas, relatórios e cupons fiscais, que no passado, eram apenas impressos.

Hoje em dia, plataformas e ferramentas digitais se tornaram os protagonistas nesse contexto de viagens com caráter profissional.

A ideia é facilitar o dia a dia das companhias, dos viajantes, e também contribuir com o meio ambiente em um aspecto global. Essa, inclusive, não é mais uma tendência — é uma realidade no mundo atual.

As alternativas ganharão cada vez mais espaço nas empresas de diferentes portes, que querem unir negócios e sustentabilidade de ponta a ponta nas rotinas das companhias e dos seus colaboradores.

Vivemos um momento onde as viagens corporativas também são sustentáveis e responsáveis.

Vale a pena contratar um gestor de viagens corporativas?

A resposta é sim, porém, antes de determinar a contratação desse profissional, é importante que você entenda o tamanho da empresa e a real necessidade de um gestor de viagens dentro da sua companhia.

O principal objetivo desse profissional é evitar que o setor de Recursos Humanos ou financeiro, por exemplo, fique sobrecarregado com um alto volume de controles, agendamentos e atividades pertinentes às viagens.

Um gestor de viagens tem como responsabilidade fazer o controle e acompanhamento de custos, auxiliar ou até mesmo desenvolver políticas, negociar com hotéis, restaurantes e transporte aéreo.

Além disso, ele também será responsável por fazer a definição e controle do orçamento dos gastos e elaborar relatórios.

Sem dúvida, essa é uma alternativa eficiente para empresas que possuem um alto volume de viagem, e onde os gestores das equipes não conseguem fazer esse controle de forma adequada, devido ao alto fluxo de trabalho.

Mas se a sua empresa não se encaixa nesse perfil ou não tem volume de viagens que justifique a contratação de um profissional, a alternativa é investir em capacitação da sua equipe.

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Depois de saber o que é viagem corporativa e como manter a gestão adequada, não deixe para a última hora a compra das passagens aéreas.