Política de viagens corporativas: guia completo para criar a sua

Empresas que estabelecem uma política de viagens corporativas estão mais propensas a obter sucesso ao adotar tal estratégia em sua política de negócios.

Neste documento, estarão descritas as normas e diretrizes determinadas pela organização para guiar a atuação de seus colaboradores, desde o planejamento até o retorno de um deslocamento a negócios.

Assim, é possível minimizar as chances de falhas e otimizar os resultados, promovendo menos gastos e maior retorno.

Entenda melhor sobre as vantagens e veja dicas sobre como elaborar uma política de viagens corporativas da empresa eficiente neste artigo.

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Política de viagens corporativas: o que é?

Uma viagem de negócios mal planejada e executada poderá trazer mais prejuízo do que ganhos para uma organização.

Por isso, estabelecer uma política de viagens para fins corporativos é tão importante na estratégia da empresa, diminuindo os riscos de erros no processo.

Esta política vai determinar as normas e padrões para o deslocamento de funcionários em nome da empresa, seja ele feito em âmbito nacional ou internacional.

As diretrizes de uma viagem de trabalho devem contemplar diversos itens para nortear a iniciativa, tais como:

Desta forma, a empresa é capaz de estruturar os processos, reduzir custos e otimizar o controle financeiro em uma viagem corporativa.

Também é essencial que a política de viagens corporativas esclareça quais são os objetivos do deslocamento e as responsabilidades que a equipe terá em trânsito.

Por fim, mais importante do que estabelecer estes procedimentos é documentá-los, de forma que todos os colaboradores possam ter acesso e saber como proceder ao representar a companhia.

Qual a importância das viagens corporativas para sua empresa?

Gestores que tenham uma visão errada e negativa sobre viagens corporativas podem afastar a empresa de ganhos imensuráveis.

Esta iniciativa deve ser vista como importante investimento dentro da estratégia de mercado de uma companhia pelos benefícios que é capaz de trazer.

É possível conquistar novos clientes, ampliar o campo de atuação, captar fornecedores e investidores, consolidar a marca em novos mercados, aumentar o networking e até mesmo desenvolver as habilidades e competências da equipe envolvida.

Ao colocar na balança, a empresa poderá constatar que as despesas com uma viagem empresarial são extremamente válidas diante do valor que a estratégia poderá acrescentar à marca.

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A compra das passagens aéreas é um dos itens mais importantes no planejamento de uma viagem corporativa.

Pesquisar e comparar os preços, além de comprar com antecedência, são formas eficientes de economizar no transporte aéreo dos seus colaboradores.

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Vantagens de criar uma política de viagens corporativas efetiva

Ao estabelecer uma política de viagens corporativas da empresa, os gestores adotam uma cartilha capaz de guiar esta iniciativa para algo de sucesso.

Quanto mais eficiente forem as diretrizes, maiores serão as vantagens colhidas pela organização, e menores os riscos de insucesso durante o deslocamento.

Além de alcançar os objetivos propostos ao optar pela viagem de negócios, estão entre os benefícios de uma política de viagens efetiva:

Veja como estes aspectos serão beneficiados com a adoção de um bom modelo de políticas de viagens.

Redução de custos

Quando uma viagem de negócios é mal planejada, ela poderá representar um enorme prejuízo dentro da economia da empresa.

Por isso, conceber uma política eficiente para viagens corporativas tem extrema importância no aspecto financeiro de cada empreendimento.

Ter um orçamento bem definido é indispensável, entretanto, ainda assim é possível reduzir os custos e incentivar um consumo consciente por parte da equipe.

A política de viagens deverá orientar gestores e colaboradores em relação aos processos financeiros, estabelecendo um limite de gastos diários ou mesmo para determinados tipos de serviços, como alimentação e transporte.

Também é fundamental determinar critérios para a escolha de fornecedores, incentivando a busca de melhor custo-benefício, encorajar um processo eficiente e antecipado na aquisição de serviços essenciais e estabelecer um controle na prestação de contas.

Utilização apenas de recursos necessários

Ao normatizar os processos referentes às viagens empresariais, é possível mensurar de que forma o orçamento está sendo dividido e utilizado pela companhia.

Com essa análise em mente, é possível que os gestores responsáveis tenham maior controle sobre a distribuição dos recursos. A partir disso, é possível otimizar cada vez mais a alocação destes de maneira mais assertiva.

Na prática, isso representa o corte de gastos superficiais, em que se note que estas despesas não vão interferir na dinâmica do trabalho da equipe.

Também será possível determinar se alguns serviços, como hospedagem e transporte, estão oferecendo o custo-benefício mais adequado.

Quando essa relação não estiver sendo vantajosa, a empresa poderá pensar em novas estratégias e fornecedores para as viagens de negócios.

Viagens mais eficazes e objetivas

Uma boa política de viagens corporativas é capaz de aumentar a eficiência dos colaboradores em trânsito e proporcionar melhores resultados de acordo com os objetivos.

Além de definir os processos e a dinâmica desta iniciativa, a política deverá apresentar de modo claro quais serão as responsabilidades e os objetivos que a equipe envolvida terá.

Tendo em mente suas obrigações, a equipe estará também respaldada por um bom planejamento, fruto do direcionamento proposto pelo documento.

Sendo assim, quem está representando a empresa estará orientado em eventuais imprevistos e saberá como proceder de maneira mais adequada, sem gerar grandes desconfortos que comprometam a sua atuação.

Maior facilidade no controle de despesas

Controlar melhor a forma como o orçamento está sendo gasto em viagens corporativas da empresa é outra das vantagens ligadas à elaboração de uma política eficiente.

Indo além, ter essa avaliação é a base para reduzir os custos e destinar de maneira mais assertiva os recursos, outros benefícios provenientes da estruturação dos deslocamentos.

Primeiramente, ao estabelecer normas para a aquisição de serviços e gastos necessários, a empresa já está controlando a maneira como os recursos estão sendo utilizados.

Um ponto a mais é que a política de viagens empresariais orienta aos colaboradores como será a prestação das contas feitas durante a viagem. É possível ter um documento anexo em que sejam especificados os valores utilizados, e de que forma foram consumidos.

Política de viagens corporativas: como estruturar

As viagens corporativas têm se tornado uma tendência cada vez maior dentro das empresas para alavancar a marca e conquistar novos negócios no mercado.

Como você viu até aqui, a adoção de uma política de viagens é capaz de diminuir as chances de erros, além de trazer grandes benefícios para as organizações.

Mas como elaborar a política de viagens corporativas da empresa que seja eficiente e adequada para o empreendimento?

Veja abaixo algumas dicas valiosas para acertar e elaborar um documento efetivo para o sucesso desta iniciativa.

Entenda a real necessidade da viagem para a empresa

Para criar a política de viagens adequadas, primeiro é importante saber quais os objetivos deste deslocamento na estratégia da empresa.

A viagem é importante para fechar um negócio? É importante a presença para conquistar novos parceiros e alavancar a presença da marca?

Responder essas perguntas ajudará a definir questões específicas para a viagem corporativa, como o número de dias necessários e funcionários envolvidos.

Na elaboração da política de viagens corporativas, é fundamental entender também que cada empresa possui demandas específicas. Por isso, este documento deverá estar alinhado com as necessidades que o seu empreendimento possui.

Estabeleça um objetivo claro da viagem para os envolvidos

Quando uma companhia incorpora as viagens corporativas em sua estratégia, ela possui expectativas bem definidas de negócios a serem alcançadas.

Portanto, é fundamental que a equipe em deslocamento saiba de forma clara o que se espera dela.

Definir na política para viagens empresariais quais são os objetivos e a responsabilidade de cada envolvido é fundamental para o sucesso da empreitada. Assim, eles serão capazes de empregar suas forças no alcance da proposta da organização.

Selecione uma equipe especializada

Elaborar uma política de viagens corporativas é um processo que exige atenção e dedicação da equipe responsável.

A importância do documento é tamanha que muitos gestores podem preferir delegar a responsabilidade à empresas especializadas na gestão de viagens corporativas.

Nestes casos, é importante entregar a tarefa à uma equipe especializada e com credibilidade.

Além de possuírem um know-how no processo que facilitará o alcance dos objetivos, estas empresas já contam com parceiros no mercado para a prestação de diversos serviços.

Assim, os custos e condições de pagamento podem sair mais em conta, beneficiando o empreendimento e diminuindo os gastos de uma viagem de negócios.

Delegue tarefas e feedbacks para os viajantes

Inclua entre as normas as obrigações esperadas para a atuação da equipe em trânsito e detalhe de que forma ela deverá fornecer os resultados obtidos na viagem.

Devem estar especificadas as tarefas que cabem aos funcionários desde o momento prévio ao deslocamento até as atribuições posteriores ao retorno.

A solicitação para uma viagem corporativa cabe à equipe? Ou à atualização do andamento dos processo junto aos gestores durante os eventos?

Estes são tipos de informações que deverão constar no documento, bem como prazos e procedimentos para envio de feedbacks, controle dos gastos e política de reembolso.

Não deixe de inserir procedimentos de segurança

Demonstrar atenção e preocupação com o bem-estar da equipe de colaboradores é característica de uma boa empresa.

Isto deverá ser estendido também para as viagens corporativas. É fundamental que as políticas definidas pela empresa incluam normas de segurança que proporcionem tranquilidade no desenrolar dos negócios.

Solicitar dados como deslocamentos a serem feitos no destino, endereços e um telefone de contato para situações emergenciais é uma forma de prevenção em casos de urgência.

Também é de extrema importância oferecer um seguro viagem aos membros envolvidos em viagens de negócios.

Este serviço é essencial para auxiliar durante algum imprevisto. Um funcionário que se sinta mal e precise de um médico terá o apoio necessário com o seguro viagem.

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Estabeleça um orçamento para a viagem

Já falamos, mas não custa lembrar: estabelecer um orçamento bem definido é fundamental em uma política de viagens corporativas da empresa.

A inclusão deste item sinaliza para a equipe quais gastos poderão ser feitos e de que forma os valores poderão ser utilizados em cada tipo e serviço.

Isso evita que limites sejam ultrapassados e que uma viagem de negócios deixe de ser um investimento, e se torne uma dor de cabeça dentro das finanças do grupo.

Da mesma forma, estabeleça quais custos serão cobertos pelo orçamento, as despesas que poderão ser reembolsadas e o que é de responsabilidade do funcionário.

Tenha em mente os limites da organização

Criar uma política de viagens corporativas completa e detalhada é essencial, mas é preciso que a empresa respeite seus limites e acompanhe tudo o que é proposto no documento.

Não adiantará nada estabelecer uma política estruturada se a organização não for capaz de fornecer o suporte necessário para que ela seja cumprida, tanto em aspectos financeiros ou pessoal.

Empresas menores terão mais limitações para empregar esforços do que companhias de maior porte.

Portanto, entenda o que é possível ser feito para exigir apenas o necessário da equipe.

Dica: entenda tudo sobre viagens corporativas no infográfico

Conhecer as vantagens e a forma de elaborar uma política eficiente para viagens corporativas é um primeiro passo para incluí-las na estratégia da sua empresa.

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Com a política de viagens corporativas bem elaborada, é hora de seguir a cartilha, economizar e alcançar os objetivos propostos pela empresa.

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