Viagem corporativa internacional: como organizar para a sua empresa?

Promover uma viagem corporativa internacional é uma estratégia capaz de agregar enorme valor para a empresa e significar um grande passo na carreira de colaboradores envolvidos.

Entretanto, ao mesmo tempo que traz novas oportunidades de negócios e possibilidade de aumentar a influência no mercado, ela acumula maiores custos e responsabilidades ao seu negócio.

O que fazer, então, para otimizar esta iniciativa e transformá-la em lucrativa?

Continue lendo este artigo e entenda como fazer que uma viagem de trabalho ao exterior atenda às expectativas da companhia.

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Viagem corporativa internacional: quais cuidados devo tomar?

Toda viagem corporativa, independente se ocorre em âmbito doméstico ou internacional, tem o propósito de promover uma série de ganhos para a organização.

Fechar negócios, conquistar novos clientes, prospectar investidores, consolidar a marca em diferentes mercados, ampliar o campo de atuação e aumentar o networking estão entre os benefícios desta estratégia.

Entretanto, viagens à negócios envolvem uma série de cuidados, especialmente quando ela acontece para outro país.

Em uma viagem internacional corporativa, a importância de um bom planejamento, aliado à antecedência, é primordial para evitar imprevistos possíveis de acontecer.

Tal organização deve levar alguns fatores em consideração, como o aspecto financeiro e a gestão da viagem como um todo.

Por fim, é essencial elaborar uma política de viagens. São normas que vão guiar os funcionários, trazendo suas responsabilidades e objetivos do início ao fim do trabalho externo em nome da empresa.

Planeje com antecedência

Ao incluir viagens a trabalho em seus orçamentos, companhias possuem objetivos bem definidos e esperam cumpri-los para ter o retorno desejado.

Ter sucesso dentro dessa proposta está diretamente ligado a executar um planejamento com qualidade e antecedência.

Adotando algumas medidas, é possível economizar nos gastos, prever possíveis falhas e agir em tempo de assegurar as condições necessárias para que a equipe cumpra a sua missão.

1. Crie um calendário com as datas previstas das viagens

Elaborar um calendário que inclua os períodos destinados a uma viagem corporativa internacional vai auxiliar no planejamento prévio e no cumprimento de prazos.

Com a empresa ciente das datas reservadas à ausência de colaboradores, ela se organiza internamente para suprir o buraco na equipe, e também na promoção da viagem, agendando os serviços que serão necessários.

Além disso, os envolvidos saberão o tempo que terão para se preparar, o que inclui a retirada de documentos e o conhecimento das pretensões do empreendimento.

2. Confira o câmbio

Estar atento à variação cambial é uma maneira de economizar em viagens internacionais.

Para os brasileiros, viajar ao exterior é ter de lidar com outra moeda, o que altera os custos. Conferindo o câmbio, o setor de gestão é capaz de encontrar o momento adequado para reservar passagens, hospedagem e outros serviços úteis.

Tal acompanhamento também é fundamental na hora de estabelecer um orçamento prévio para a viagem, já que será possível estimar a cotação da moeda no período fora.

3. Analise possíveis fornecedores

Quando analisamos e comparamos diferentes fornecedores, é possível economizar na garantia de serviços essenciais, como passagens aéreas, hospedagem e transporte.

Desenvolver parcerias com empresas de fora torna possível encontrar melhores preços e condições de pagamentos, além de aproximação das marcas.

Além disso, a pesquisa servirá para mostrar quais possíveis parceiros terão condições de atender as demandas pontuais da empresa e seus colaboradores.

4. Defina regras para a prestação de contas

É importante deixar claro que a equipe na viagem corporativa para o exterior tem uma missão a cumprir, e nem tudo é lazer.

Neste aspecto, é importante estabelecer um planejamento financeiro e orientar a equipe, inclusive sobre a prestação de contas.

Deixe claro quais gastos serão de responsabilidade da empresa, o que poderá ser reembolsado e quais são os gastos pessoais.

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Ao planejar uma viagem, as passagens aéreas costumam representar uma grande parcela dos nossos gastos.

Quando se trata de uma viagem internacional corporativa e com a possibilidade de um número maior de envolvidos, esse custo pode ser maior. Economizar, portanto, se torna palavra de ordem.

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Treinamento dos funcionários

Uma equipe bem preparada é capaz de lidar com as diferentes situações e desdobramentos que podem surgir em uma viagem corporativa.

Atendendo bem às expectativas, o time terá mais chances de alcançar sucesso dentro dos objetivos propostos.

Fora o alcance de metas, uma viagem corporativa internacional colocará os envolvidos em contato com uma cultura, idioma e rotina diferentes. Por isso, treinar os colaboradores para este momento potencializa a possibilidade de tudo correr bem na empreitada da companhia.

1. Defina uma política de viagens

Ter uma política de viagens vigente é item obrigatório dentro de toda empresa que adota deslocamentos corporativos como parte da sua estratégia de negócios.

Ela funciona como uma espécie de guia, determinando as diretrizes da empresa e a postura esperada dos colaboradores que a representam.

Sendo assim, é extremamente importante fazer com que a equipe tenha pleno conhecimento da política de viagens empresarial.

Deixe claro quais são as responsabilidades e objetivos durante a viagem. Também é importante determinar questões sobre os gastos, o que é ou não reembolsável, quais serviços devem ser preferencialmente usados e a postura esperada do seu time.

2. Oriente colaboradores sobre os valores da marca

Todo empreendimento se sustenta sobre alguns valores, como o respeito e valorização dos colegas e pessoas, responsabilidade e trabalho em equipe.

São eles que determinam as ações e o comportamento da marca e dos seus funcionários.

Imagine o efeito para a imagem da empresa quando um membro atuando em seu nome assumir atitudes contrárias às que são defendidas pelo grupo? Um “escorregão” pode trazer consequências negativas e irreparáveis.

Portanto, é fundamental que os colaboradores conheçam e adotem os valores que regem uma organização ao representá-la em outro país.

Promover ações que reforcem tais valores pode ser uma excelente estratégia antes de viagens corporativas.

3. Crie treinamentos específicos para ambientação

Se deslocar para outro país significa entrar em contato com realidades às quais não estamos acostumados.

Instruir os participantes de uma viagem internacional corporativa nesse sentido pode ajudar a evitar algum tipo de transtorno longe de casa.

A empresa pode promover treinamentos de língua estrangeira, reforçando termos específicos que podem ser utilizados na área de atuação. Apresentar informações sobre os costumes do destino também ajudará na adaptação dos colaboradores.

4. Instrua os colaboradores sobre práticas de turismo responsável

Deslocamentos corporativos possuem um propósito bem definido. Entretanto, a equipe envolvida não estará a trabalho 24 horas por dia.

É comum que entre reuniões, palestras e visitas à outros negócios, os envolvidos queiram aproveitar para conhecer o destino visitado, principalmente se é a primeira vez no local.

Não há nada de errado na prática do turismo em momentos de lazer. Porém, cabe à empresa lembrar aos colaboradores a agir de forma responsável, de forma a não prejudicar outros compromissos agendados para a viagem.

5. Forneça informações sobre o orçamento

Embora seja uma das funções da política de viagens estabelecer diretrizes sobre o orçamento, nunca é demais reforçar as informações sobre gastos em outro país.

Mostre quais despesas são de responsabilidade da empresa e o que poderá ser reembolsado no retorno da viagem.

Informe também qual o limite de gastos diários disponível para cada funcionário.

Também é importante discutir quais os meios de pagamento mais vantajosos para esta situação.

Organização dos documentos

Uma viagem corporativa internacional pode dar errado antes mesmo de começar, por um simples detalhe: a ausência ou esquecimento dos documentos.

Eles são importantes em qualquer viagem, mas para sair do país, são ainda mais fundamentais.

O passaporte é fundamental para o embarque, enquanto alguns destinos exigem visto de entrada ou certificado de vacinação.

Não esqueça, portanto, de organizar tudo isso com antecedência para evitar inconvenientes de última hora.

1. Confira se o passaporte está dentro do prazo

Em viagens internacionais, o passaporte é o principal documento exigido para a entrada e saída de visitantes.

Geralmente, é exigido que ele tenha uma validade mínima de seis meses. Por isso, é essencial que o colaboradores estejam atentos à este detalhe para não gerar transtornos de última hora.

Seja para renovar ou para tirar o passaporte pela primeira vez, é importante agir com antecedência.

O processo não costuma ser rápido e, se deixado para última hora, pode comprometer a estratégia da empresa em viagens corporativas para o exterior.

2. Analise se vistos serão necessários

A apresentação do visto de entrada é uma exigência de muitos países, entre eles os Estados Unidos e alguns destinos europeus.

Sendo assim, é necessário avaliar com antecedência se o local para onde os colaboradores de uma empresa viajarão pede a apresentação do visto.

Devido à burocracia envolvida, nem sempre o processo de retirada é simples e rápido. Por isso, antever a exigência e se preparar para estes casos é essencial dentro do planejamento de uma viagem internacional corporativa.

3. Verifique as vacinas exigidas

Outra possível exigência para entrar em determinados países é o certificado internacional de vacinação, com a comprovação de algumas vacinas específicas.

Portanto, a companhia deverá ter conhecimento de quais são estas exigências previamente, evitando que algo bem simples se torne uma dor de cabeça durante a viagem.

As vacinas contra febre amarela e malária são as mais comuns a serem cobradas em destinos no exterior.

É bom lembrar que algumas vacinas precisam ser tomadas em um número específico de dias antes da viagem, atendendo aos critérios de cada local.

4. Adquira um cartão pré-pago internacional

Uma excelente alternativa de pagamento em território estrangeiro é ter um cartão pré-pago internacional.

Ele poderá ser carregado antes da viagem, respeitando o orçamento previamente estabelecido pela companhia. Caso seja necessário, é possível recarregá-lo de acordo com a média de gastos diários definida, ajudando a manter o controle financeiro.

O método pode ser utilizado para gastos variáveis a cargo da empresa, como transporte e alimentação.

Além disso, é uma forma de poupar tempo com possíveis reembolsos, o que exigiria conferir notas fiscais de cada membro envolvido no deslocamento para cobrir as despesas.

5. Contrate um seguro de viagem internacional

Pense na possibilidade de algum colaborador adoecer durante uma viagem corporativa internacional e necessitar de atendimento médico.

Em alguns países, uma simples consulta pode custar muito caro, se transformando em despesas não previstas para este momento.

Por isso, contar com um seguro viagem é tão importante ao se deslocar para o exterior. Além de urgências médicas, ele é útil na prevenção de outros tipos de imprevistos, como acidentes ou problemas no embarque.

Vale ressaltar ainda que contratar um seguro é exigência para turistas entrarem em alguns países.

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6. Monte um checklist

Elaborar um checklist dos documentos que serão necessários para um deslocamento a negócios fora do Brasil é uma excelente maneira de prevenir que nenhuma documentação será esquecida.

Ao fazer isto com antecedência, a empresa estará atenta caso seja preciso retirar ou renovar algum documento pessoal e poderá agir com antecedência.

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Optar por uma estratégia de viagem corporativa internacional pode agregar um valor imensurável para qualquer companhia.

Agora que você entendeu melhor como organizar e implementar esta iniciativa na sua corporação, poderá planejar com mais facilidade para os negócios da sua empresa.

Lembre-se sempre de antecipar algumas ações, como a compra de passagens aéreas e reserva de hospedagem.

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