Quando falamos em viagem, não é apenas férias, muitas pessoas têm que fazer viagens a negócios com certa frequência. E não pense que esse tipo de viagem é só fazer as malas e ir ao compromisso, é preciso se organizar bem.
Ao contrário das viagens a passeio e lazer, a viagem de negócios pede um maior planejamento e um cronograma bem definido, que deve ser seguido para não ter chance de dar algo errado.
Além disso, é muito comum que quem está viajando a trabalho não tenha muito tempo para aproveitar a cidade fora do horário dos seus compromissos.
Logo, ir com um planejamento estruturado vai te ajudar a aproveitar melhor a viagem, mesmo que seja a trabalho.
Quer saber como planejar sua viagem de negócios? Veja algumas dicas!
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Índice
Viagem de negócios X Viagem de Turismo
Uma viagem de negócios não é como viajar para fazer turismo! Ter em mente o objetivo da sua viagem ajuda a manter o foco e a produtividade.
Claro que podem ter algumas horas livres em que você possa sair e relaxar, mas é importante lembrar que você não está viajando para conhecer novos lugares ou descansar, isso deve ser feito fora do horário de trabalho.
Existem algumas coisas que podem ser feitas para deixar a sua viagem a negócios mais leve e ajudam para que você aproveite um pouco da cidade onde está.
Como o objetivo principal é trabalhar, use a hora do almoço ou jantar para fazer um passeio e provar a gastronomia local, por exemplo.
Mesmo que o foco da sua viagem seja fechar parcerias de trabalho, nada impede que você conheça o destino que está, mesmo que rapidamente.
Isso pode até servir de incentivo para que você volte com mais calma e aproveite melhor o que a cidade oferece.
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Quem está sempre fazendo viagem à negócios sabe da importância do conforto e agilidade do transporte. Por isso, conte com o Passagens Promo para encontrar voos com os menores preços. Faça uma busca e confira!
Viagem de negócios: Planejamento e organização da mala
Arrumar a mala para viagem de negócios é sempre um dilema! Afinal, como saber o que levar?
Para começar, conferir sua agenda de compromissos vai te deixar mais preparado na hora de escolher o que jogar na mala.
Assim, você consegue ver quantas reuniões, eventos, jantares formais e compromissos casuais estão marcados e vai poder separar os estilos adequados.
Depois, lembre-se de checar a previsão do tempo. Sabemos que essas coisas nunca são totalmente certas, mas pode ajudar na hora de separar cada peça de roupa.
As cores neutras são curingas nas malas, principalmente em viagem de negócio. Assim, você pode pensar em diferentes combinações e otimizar sua mala.
E, claro, nada de esquecer o material e equipamentos de trabalho, hein?! Coloque na mala os documentos, pastas, agenda e o que mais for precisar durante seus dias de trabalho longe de casa.
Buscar depois pode dar uma trabalheira, né?!
Dicas para uma viagem de negócios de sucesso
Você pode até ser um expert em viagens a lazer, ainda assim sua experiência não vai poder te ajudar caso dê algo errado e você esteja longe de casa a trabalho.
Reunimos algumas dicas que vão te ajudar, desde saber o que é indispensável levar, até a reduzir os custos de uma viagem corporativa. Tudo muito simples, mas que com certeza, são dicas que vão deixar suas viagens a trabalho menos corridas e te proporcionar uma experiência muito melhor.
Então, confira abaixo alguns passos essenciais para você planejar sua viagem, aproveitar e ainda manter a sua produtividade.
Cheque todas as informações e antecipe imprevistos
Se preparar antecipadamente para uma viagem é sempre importante. Em uma viagem de negócios, então, o cuidado deve ser redobrado. Afinal, qualquer imprevisto pode colocar a viagem em risco.
Faça seu checklist para não deixar nada para trás e prefira ter em mãos tudo que for mais importante para a viagem.
Nada de deixar o notebook, celular e tablet para trás, hein? Risque sua lista a medida em que for organizando suas coisas.
Antes de sair, atenção aos seus documentos! Se for fazer viagens internacionais, passaporte e visto devem ir na mala de mão ou em bolsos de fácil acesso.
Viagens nacionais e internacionais pela América do Sul, apenas o RG é o suficiente para embarcar.
Lembre-se de chegar com antecedência ao aeroporto, o recomendado é chegar no mínimo duas horas e meia antes do horário de embarque para voos nacionais e três horas e meia para voos internacionais.
Recarregue todos os eletrônicos antes de viajar
Assim que saímos de casa, a viagem a trabalho inicia. Então a dica é manter todos os eletrônicos funcionando e carregados antes de viajar.
A gente nunca sabe quando um imprevisto vai acontecer – atrasos e cancelamentos de voos, por exemplo, podem acontecer quando menos esperamos.
Por isso, a melhor saída é manter tudo recarregado para conseguir dar conta do trabalho onde quer que você estiver.
Tenha uma bateria extra ou portátil para o celular
Mesmo carregando tudo no dia anterior à viagem, não há bateria que dure para sempre, né?! Por isso, providencie uma bateria extra e/ou carregador portátil para seus eletrônicos.
Se seu trabalho depende única e exclusivamente da tecnologia, use-a a seu favor e saia de casa preparado para driblar qualquer contratempo.
Sem contar que isso pode ajudar muito caso o seu quarto de hotel não tenha tomadas o suficiente para carregar todos os seus equipamentos. Melhor prevenir do que remediar!
Leve adaptadores de tomada
E falando em aparelhos eletrônicos… nada de sair de casa sem adaptadores de tomada, hein?!
Desde que não seja um hotel já conhecido por você, nunca se sabe em que condições vamos encontrar um quarto de hotel.
Não adianta nada levar vários equipamentos que dependem de energia se a estrutura do quarto só oferece uma tomada!
Então, na hora de arrumar a mala, já coloca lá dentro vários adaptadores de tomada – assim você não vai ter problemas com baterias, por exemplo.
Se for viagem internacional, o adaptador universal se torna ainda mais útil.
Garanta plano de dados à internet e telefonia
Se você está levando muitos eletrônicos, provavelmente a internet é um item fundamental em seu trabalho, certo?!
E a gente sabe que poucas coisas são tão estressantes do que depender de sinais ruins de internet para trabalhar e ter a produtividade afetada por isso.
Por isso, que tal investir em um bom plano de dados e ligações telefônicas pelo tempo que estiver fora de casa em viagem de negócios?
Assim você garante que não vai ficar na mão caso precise solucionar problemas mesmo a distância.
Utiliza cartão de visita? Renove seu estoque antes da viagem
Fazer uma viagem de negócios é a melhor forma de ampliar os seus contatos profissionais. Em muitos casos, dá até pra conseguir novos clientes e, é claro, divulgar a sua marca.
Para isso, é importante que você tenha sempre um cartão de visita e que ele esteja atualizado.
Redobre a checagem dos e-mail
Durante uma viagem de negócios é necessário estar ainda mais atento à comunicação com o restante da equipe, principalmente com quem não saiu da empresa.
Assim, você estará por dentro do que está acontecendo mesmo de longe e poderá ser útil caso surja alguma demanda urgente.
Olhe seu email algumas vezes ao dia, para se certificar que não existe nenhuma alteração importante que precisa ser feita com sua autorização. Além disso, deixe a sua equipe informada sobre a sua disponibilidade de responder e-mail nesse período.
E em caso de urgência oriente que o contato seja feito por telefone, mas só em caso de urgência, ninguém quer ser interrompido no meio de uma apresentação para atender a uma chamada que poderia esperar a resposta por email.
Organize as notas fiscais e recibos para prestação de contas
Não se esqueça que se você está em uma viagem de negócios, todos os gastos com alimentação básica e transporte podem ser de responsabilidade da empresa.
Por isso, guarde sempre as notas fiscais dos gastos e organize os recibos, caso precise comprar algo para fazer uma apresentação, por exemplo.
Leve um cartão de crédito suplente
A última coisa que você precisa em uma viagem a trabalho é ficar sem dinheiro, né? Por isso, ande sempre com um cartão de crédito suplente.
Deixe ele separado do seu cartão principal. Assim, caso você seja roubado ou perca sua carteira em algum momento da viagem, não irá ficar na mão.
Mantenha postura profissional na viagem a negócios
Por mais que a gente sempre consiga um tempinho livre para conhecer algumas coisas e nos divertir, é importante manter a postura profissional durante toda a viagem!
Gostou da cidade, país, destino? Que tal marcar uma viagem de retorno para turistar e conhecer cada cantinho de lá?!
Durante a viagem de negócios, dificilmente você vai conseguir andar pelo lugar, tirar fotos ou se esbaldar em algum roteiro turístico.
Sobrou um tempo para bater perna por aí? Atenção ao celular! Quando viajamos a trabalho, nos colocamos à disposição da empresa e precisamos nos manter alerta para estar disponível em caso de demandas urgentes.
Antes de mais nada, uma viagem de negócios demanda disponibilidade, responsabilidade e muito, muito foco.
Se sua empresa está te enviando para um lugar diferente do local de trabalho usual, há um propósito a ser cumprido e uma demanda para ser entregue. Então, foque no objetivo da sua viagem!
Faça networks e contatos profissionais
Tem lugar melhor para fazer contatos profissionais do que em uma viagem de negócios?
Essa é a oportunidade perfeita de fazer network e voltar para casa com a agenda cheia de contatos de pessoas influentes da sua área.
Lembre-se, mais tarde todos esses contatos podem te render novas oportunidades.
Localização estratégica do hotel
O hotel onde a equipe vai ficar hospedada durante uma viagem de negócios deve estar estrategicamente localizado perto dos lugares de interesse.
Se estão indo participar de um evento, por exemplo, opte por hotéis que ficam próximos do lugar do evento. Se vão para uma reunião corporativa, fiquem em um hotel perto da empresa.
Dessa forma, vocês irão economizar com dinheiro de uber ou táxis para chegar aos lugares. Além de evitar pegar trânsito e correr o risco de se atrasar para chegar no lugar.
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Contrate um seguro de viagem
Sabemos que em uma viagem de negócios, o planejamento é redobrado e todo cuidado é pouco para garantir o sucesso da viagem.
Mas imprevistos acontecem e, nesses momentos, não há nada melhor do que ter um seguro viagem para ajudar a resolver qualquer problema.
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Assim, você pode se dedicar totalmente ao trabalho e ainda aproveitar as horinhas vagas para conhecer o destino sem ter que se preocupar o tempo inteiro.
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