Viagens Corporativas: como planejar de forma eficiente e econômica

As viagens corporativas estão se tornando, cada vez mais, um importante e eficaz instrumento de expansão e promoção da marca de muitas empresas.

Sair do ambiente institucional pode gerar vários ganhos que vão além da satisfação pessoal dos funcionários. Ampliar o campo de atuação e networking, fechar negócios e conquistar novos clientes são algumas das vantagens para as companhias.

E se você as enxerga apenas como um custo para o seu negócio, saiba que elas podem se tornar um baita investimento.

Veja dicas importantes de como realizar um planejamento eficiente e econômico destas viagens, trazendo um ótimo retorno para a empresa.

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Viagens Corporativas: o que são e qual a sua importância?

Muita gente pode não estar familiarizada com o termo e acaba ficando na dúvida: afinal, o que são viagens corporativas?

Elas são, basicamente, um deslocamento feito por funcionários, representando a empresa para a qual eles trabalham.

Embora os avanços tecnológicos permitam soluções remotas, como contato por videoconferência, estas viagens se mostram uma tendência cada vez maior no mercado.

No terceiro trimestre de 2019, o volume de vendas desta modalidade cresceu 4,1% no país, de acordo com pesquisa da Associação Brasileira de Viagens Corporativas (Abracorp).

Mas por que investir em viagens corporativas se a tecnologia pode quebrar a barreira da distância?

Acontece que, muitas vezes, a presença de um ou vários representantes é essencial. Seja em cursos de capacitação e congressos, ou para conhecer e observar estratégias com clientes e fornecedores, a presença in loco pode ser um diferencial decisivo.

São através das viagens empresariais que as relações com o consumidor são estreitadas, negócios podem ser fechados ou salvos. Por isso, enxergá-las como investimento tem grande valor na estratégia de uma companhia.

Viagens Corporativas CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)

Embora muitas empresas elaborem políticas de viagem próprias, também é preciso estar atento ao que diz a lei quanto às viagens de trabalho.

Seguindo a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), algumas questões essenciais são estabelecidas entre o que é direito e dever tanto do empregador, como do empregado.

Por isso, é preciso ficar atento aos principais pontos no que diz respeito às diárias, ao reembolso e ao pagamento de horas extras.

Diárias

Nas viagens à trabalho, a responsabilidade pelo pagamento das diárias fica expressamente a cargo do empregador.

É comum que as empresas entrem em acordo com seus colaboradores e disponibilizem um valor fixo para este tipo de gasto. Se ele for extrapolado, os custos extras são responsabilidade do funcionário.

Em relação às diárias, há um ponto fundamental que merece extrema atenção.

Antes, se a soma das diárias ultrapassasse 50% do salário do colaborador, a quantia era integrada aos seus ganhos mensais, refletindo ainda em encargos como férias e 13º salário.

Isso mudou a partir da Reforma Trabalhista. Agora, as diárias de viagem não são mais consideradas como remuneração do empregado, constituindo um ganho para as empresas.

Reembolso

Via de regra, quando não há adiantamento ou disponibilidade de valores para gastos como alimentação, transporte e outros gastos, o colaborador deve ter os gastos ressarcidos.

As despesas devem estar diretamente ligadas à viagem corporativa — passagens, transfers, eventos corporativos — e deverão ser comprovadas para haver o reembolso.

Quando as empresas antecipam uma quantia, em caso dela não ser suficiente, o colaborador pode solicitar o ressarcimento seguindo a regra de comprovar o gasto com o trabalho.

Horas extras

Este é um caso em que a CLT não deixa muito claro se a organização deve ou não pagar horas extras ao seu funcionário que viaja em trabalho.

Judicialmente, há um entendimento que, caso o empregado não ultrapasse seu horário convencional, o empregador não tem obrigação de pagar as horas extras.

Entretanto, se o colaborador for solicitado além do horário de expediente, ele tem direito a receber um valor adicional.

Há ainda uma corrente que defende o pagamento das horas extras desde o momento que o funcionário se desloca ao destino da viagem. O ideal é que este tipo de situação esteja especificado na Política de Viagens da empresa.

Gestão de Viagens Corporativas: o que não posso esquecer?

Ter uma boa gestão de viagens corporativas é essencial para empresas que pretendem explorar esse instrumento de forma eficaz.

O gerenciamento é tão importante que a figura do gestor de viagens corporativas vem ganhando mais importância, principalmente em empresas de médio e grande porte.

Uma pessoa exclusivamente dedicada para a função centralizará os processos essenciais: organizar os gastos necessários, fechar os melhores pacotes de passagens e hospedagem, identificar as necessidades na viagem, entre outras atribuições.

É importante lembrar que em uma boa gestão, ter esses cuidados aumentará as chances de tudo correr de maneira tranquila e dentro do planejamento inicial.

Compras e Reservas

Uma das principais atribuições na gestão de viagem corporativa é a compra e reserva das passagens aéreas e da hospedagem.

Um caminho eficaz para ganhar tempo e automatizar este processo é apostar em plataformas self-booking. Nelas, você reúne todo o conteúdo (hotéis, passagens de avião) em um só espaço, além de poder negociar sem a intervenção de terceiros.

Além da simplicidade e agilidade das plataformas, lembre-se que quanto antes as reservas forem feitas, maior a chance de encontrar preços que não vão onerar muito a viagem.

Políticas de Viagens para Funcionários

Estabelecer uma Política de Viagens é outro fator fundamental em viagens corporativas.

Ter um plano detalhado de responsabilidades e objetivos vai otimizar o trabalho e até mesmo minimizar as chances de que algo ocorra de forma inesperada.

Além de estabelecer normas, como quais despesas são ou não reembolsáveis, formas de pagamento, limites de gastos e políticas de voos, trate de garantir que o colaborador terá conhecimento da política.

Mostrar flexibilidade em alguns pontos também pode ser importante ao elaborar a Política de Viagens e gerar um retorno positivo dos empregados.

Controle de Custos

Acompanhar os custos de forma criteriosa é de extrema importância para que a viagem não traga mais despesas do que se propõe.

Como já ressaltamos, planeje com antecedência a reserva e compras de passagens e hospedagem, as opções de refeição e até mesmo transporte no destino.

Além disso, negocie bons acordos com companhias aéreas, hotéis bem localizados e empresas de transporte, de forma a otimizar a sua viagem.

Vale lembrar que estas situações podem envolver um grande número de funcionários, o que traz poder de barganha por melhores condições de pagamento.

Feedback

Ter um feedback, seja de um serviço prestado, uma ação, ou mesmo uma viagem de trabalho, é uma ferramenta eficaz para identificar erros e adotar estratégias de melhora para o futuro.

Por isso, é importante ter um retorno de como foi a viagem. Seja em conversa com os colaboradores, dados ou comparando o planejamento com a realidade.

Fazer relatórios a partir destas informações é uma maneira de definir se a gestão e as políticas foram adequadas à viagem.

E não se esqueça: a partir das experiências construídas e adquiridas, será possível planejar com muito mais eficácia e bons resultados as futuras viagens empresariais.

Passagens aéreas para Viagens Corporativas Baratas

As passagens aéreas sempre estão entre os itens mais caros de qualquer viagem, seja ela a trabalho ou lazer.

Por isso, é bom adotar medidas que ajudem a encontrar os melhores preços de voos.

Se o número de colaboradores que vão viajar viajar for grande, negociar com as companhias aéreas pode ser interessante.

É bom também se atentar às companhia low-cost (baixo custo) que operam no Brasil, com tarifas mais em conta.

Independente desses fatores, você já sabe que quanto antes começar a pesquisar, maiores as chances de encontrar passagens mais baratas.

Por isso, utilize a plataforma Passagens Promo para encontrar sua opção de voo com os melhores preços do mercado. Não deixe de ativar o nosso alerta e receber ofertas imperdíveis para a sua viagem de trabalho.

Dicas para Viagens Corporativas

Elaborar um bom planejamento é essencial no sucesso de uma viagem a trabalho. Mas isso é parte de uma experiência que pode ser ainda mais agradável e frutífera para os negócios.

Confira dicas para viagens corporativas que poderão fazer toda a diferença na hora de embarcar em uma missão pela empresa.

Planeje a viagem com antecedência

A palavra planejamento é item obrigatório em qualquer tipo de viagem, caso você queira minimizar a chance de imprevistos. E quando se trata de trabalho, não é diferente.

Como já dissemos que viagens corporativas devem ser vistas como investimento, a intenção é recuperar os gastos futuramente, seja em forma de novos contratos ou clientes.

Por isso, planejar com antecedência é tão importante. Além de representar uma economia em gastos, é uma possibilidade de antever possíveis falhas e corrigi-las a tempo.

Não custa reforçar: neste planejamento, tenha em mente os objetivos, e deixe tudo adequado para que os colaboradores tenham que se preocupar somente com suas funções a partir do momento que chegarem ao destino da viagem.

Estude o destino e sua cultura

Cada destino possui particularidades e características únicas, por isso é importante pesquisar sobre o local para onde será a viagem.

Primeiro, e principalmente em casos de viagens internacionais, você terá contato com culturas diferentes. Por isso, saber o que é permitido ou não é importante.

Imagine ir à trabalho para um país de tradições, culinária e costumes diferentes. Você precisará estar preparado para o que vai encontrar para não passar por situações constrangedoras.

Do ponto de vista profissional, uma boa pesquisa pode minimizar problemas logísticos.

Sabendo em quais pontos sua equipe precisará ir, você poderá encontrar bons hotéis e restaurantes próximos, se preocupar mais ou menos com a segurança dos colaboradores. Por isso, vale “perder” algum tempo sabendo para onde o seu time está indo.

Pense bem no que levar em sua mala

Arrumar as malas para qualquer viagem é sempre um momento que exige muito, porque ou costumamos deixar algo para trás ou queremos levar coisas demais.

Uma dica para viagens corporativas é levar em consideração quais os objetivos da viagem. Reuniões, cursos e palestras exigem certa formalidade nas roupas. Mas saiba que haverá tempo livre para outras atividades.

Por isso, leve roupas que se adequem às propostas. E, claro, tomar por consideração as características do seu destino — faz frio ou faz calor? — ajudará nas escolhas.

Não esqueça de itens essenciais, desde materiais de higiene até equipamentos que serão utilizados para trabalhar. Deixá-los para trás em uma viagem dessas pode custar caro.

Para facilitar, elabore um checklist antes de arrumar a bagagem e confira atentamente enquanto você monta sua mala.

Compre passagens aéreas em conta com antecedência

Já alertamos para a importância de comprar antes as passagens aéreas. Além de representar economia, você elimina a chance de não encontrar um voo para o seu destino.

Pesquise em busca dos melhores preços e horários de voos. O Passagens Promo vai te ajudar a encontrar as opções ideais para você viajar a trabalho pagando menos!

Procure por hotéis próximos ao local de foco da viagem

Vamos supor que o objetivo da sua viagem de trabalho é participar de uma convenção que acontecerá em sede fixa.

Com essa informação em conta, é possível procurar por opções de hospedagem próximas ao ponto principal onde a equipe deverá estar.

Além de economizar com transporte no destino da viagem, a logística pode ser facilitada. Se o hotel for longe, há o risco de atraso, principalmente nas grandes cidades, onde é difícil prever como estará o trânsito.

Outro vantagem é no quesito segurança. A ocorrência de um evento geralmente demanda reforço nesse aspecto, por isso transitar a pé pela região pode não ser um problema.

Mesmo em viagens nacionais, adquira seguro viagem

Contratar um seguro viagem demonstra zelo e preocupação por eventuais imprevistos pelo qual o colaborador possa enfrentar.

Este serviço vai auxiliar o funcionário em emergências médicas ou mesmo acidentes de trânsito enquanto ele está à trabalho.

Para viagens internacionais, é um item essencial, já que em muitos lugares o seguro viagem é obrigatório. Porém, mesmo em viagens domésticas, ter a garantia de amparo em casos emergenciais é tudo o que o colaborador precisa para ter tranquilidade.

Por isso, independente do destino, não deixe de contratar o seguro viagem. Pesquise no site Seguros Promo e encontre os melhores planos, que permitirão à sua equipe viajar à trabalho com tranquilidade e segurança.

Se necessário, alugue um carro

Não teve jeito, o hotel onde a equipe ficará hospedada está distante do foco central da viagem. Qual a melhor opção para se locomover na cidade?

Muitas empresas podem apostar nos aplicativos de transporte, ou mesmo no transporte público por conta do baixo custo. Porém, alugar um carro poderá ser a melhor opção.

Além do fator segurança, o carro dará maior liberdade para que o deslocamento dos colaboradores de acordo com as necessidades e compromissos.

Outro ponto a ser levado em consideração: se a viagem corporativa tiver mais de um destino, a opção por um carro alugado pode sair mais em conta para transportar a equipe.

Tenha objetivos claros definidos

É evidente que não estamos falando de uma viagem a lazer. Viagens corporativas possuem propósitos claros, por isso, deixe os objetivos bem definidos para os colaboradores.

Fazer com que os envolvidos na viagem entendam a importância desta e como ela é vista como investimento pela empresa pode ser de suma importância para o sucesso da empreitada.

Caso contrário, os colaboradores poderão ter postura mais relaxada durante ou entre os compromissos que não estarão alinhados com os interesses da empresa.

Fique atento às tendências das viagens corporativas

Já vimos que as viagens de trabalho estão se tornando cada vez mais comuns por parte das empresas, que apostam nesta como uma forma de expandir o seu negócio e capacitar ainda mais seus funcionários.

Como os custos de viajar a trabalho podem ser altos, existem tendências de viagens corporativas que poderão otimizar não só o planejamento, como também a execução dos objetivos.

Por isso, antes de uma viagem de trabalho, pesquise o que está em alta e quais práticas poderão ser adotadas pela sua equipe de forma a trazer os melhores resultados.

O que é a Abracorp?

A Abracorp é a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas. Ela é a principal organização neste setor e tem como objetivo qualificar e melhorar a prestação de serviços neste segmento de viagens.

Composta por 27 agências, a Abracorp poderá oferecer a parceria que uma empresa busca na hora de organizar sua viagem corporativa.

Além da qualificação do serviço prestado, a associação, através de suas parceiras, consegue oferecer melhores condições de preço e maior tranquilidade, resolvendo o que for necessário para que a sua viagem corra dentro do planejado.

Cotação de passagens aéreas com o Melhor Preço do Brasil!

Agora que você já sabe como investir e planejar as viagens corporativas, chegou a hora de apostar nesta ferramenta para ampliar ainda mais a visibilidade da sua empresa.

Durante o processo de gestão e planejamento, não se esqueça de buscar os melhores preços de passagens aéreas para conduzir o seu time com tranquilidade.

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